Over OAZ

Er zijn vele instrumenten die ingezet kunnen worden om kwaliteitsproblemen en oorzaken te achterhalen. Ik noem er twee: de Pareto-analyse en het visgraatdiagram.

Bij het identificeren van kwaliteitsproblemen is de 80-20 regel van Pareto een bruikbaar hulpmiddel. In de 19^e eeuw ontdekte de Italiaanse onderzoeker Pareto dat er van een groep elementen altijd maar enkele bepalend zijn voor de belangrijkheid van het geheel: 80% van de gevolgen ligt bij 20% van de oorzaken. Dit verschijnsel is door veel onderzoek nadien bevestigd en nader uitgewerkt.

Eerste taak bij het oplossen van een kwaliteitsprobleem is nauwkeurig te omschrijven wat nu precies het probleem is. Op het moment dat dit duidelijk is volgt een uitgebreide inventarisatie van alle mogelijke oorzaken. Hierbij kan het visgraatdiagram van Ishikawa behulpzaam zijn. Het diagram brengt de relatie in beeld tussen een gevolg (een kwaliteitsprobleem) en alle mogelijke oorzaken (fouten) die tot dat gevolg kunnen leiden.  

Door tenslotte de aantallen te rubriceren naar fout en percentage van het totaal wordt duidelijk waar de spreekwoordelijke schoen wringt. Met de 80-20 regel kunnen hoofd- van bijzaken worden gescheiden en kan op een systematische manier inzicht worden verkregen in de belangrijkste oorzaken achter een specifiek kwaliteitsprobleem. Een goede analyse is het halve werk. Geen symptoombestrijding derhalve maar een aanpak bij de wortels van het probleem.

De invoering van een kwaliteitsmanagementsysteem staat of valt met de toegankelijkheid ervan. Niemand zit te wachten op vuistdikke handboeken  met procedures en instructies waarvan men niet zeker weet of het de laatste versie betreft. Een oplossing hiervoor is de invoering van een digitaal handboek.

Belangrijk voordeel van een digitaal systeem is een betere waarborging van de actualiteit. Van een digitaal handboek (op intranet) is er doorgaans maar één versie: de actuele. Daarnaast zijn nieuwe digitale versies sneller beschikbaar voor de gebruikers ervan.Papieren updates moeten geprint en gedistribueerd worden hetgeen veel tijd vergt en de nodige fouten met zich mee kan brengen. Een digitale update daarentegen is terstond en voor iedereen beschikbaar. Zoekmogelijkheden, hyperlinks en indexen opgenomen in het digitaal handboek maken het zoeken naar de juiste informatie een stuk sneller en eenvoudiger dan het geval is in een papieren document. Er zijn legio softwarepakketten op de markt, verschillend van prijs, die kunnen voorzien in de behoefte aan toegankelijkheid, overzicht en praktisch beheer.

 OAZ heeft een veel coaches, allen met hun eigen persoonlijkheid en stijl. Ook dit bevordert het leer- en ontwikkelingseffect. Een goede "klik", wederzijds respect, oprechte betrokkenheid en vertrouwen zijn essentieel om stappen te kunnen maken in de ontwikkeling.

Wij maken regelmatig gebruik van de Zeeuwse natuur, zoals een wandeling in het bos of aan het strand.

Er wordt bewust gekozen voor het concept van "wandelend coachen". Door verandering van omgeving wordt er afstand genomen en ruimte ervaren om na te denken.

Per traject wordt gekeken welke wijze van coaching het beste resultaat kan opleveren.

Er kan gekozen worden om deze medewerker een cursus op het gebied van leidinggeven te laten volgen, maar ook behoort een individueel ontwikkeltraject tot de mogelijkheden. Welke vaardigheden mist hij nog en wat heeft hij nodig om deze vaardigheden te verbeteren? Een coach van OAZ kan meelopen in de praktijk met deze medewerker en hem on-the-job coachen. Hij krijgt dan feedback op zijn gedrag en op deze wijze kan hij in de praktijk zijn vaardigheden ontwikkelen.

Tijdens een Werving & Selectie procedure, waarbij u een kandidaat heeft gesproken, maar graag door een "buitenstaander" een second opion wilt laten uitvoeren, dan kunnen onze personeelsadviseurs hier uitstekend bij worden ingezet. Zij kijken naar de persoonlijkheid van de kandidaat en of dit past bij de functie-esien en bij de cultuur van het bedrijf. Tevens kan er dan de PPA (Persoonlijke Profiel Analyse) vragenlijst worden ingezet, om nog beter inzicht te krijgen in de persoonlijkheid van deze kandidaat.

OAZ biedt uw medewerker  de brug naar een volgende stap in de loopbaan. Dit doen wij door stil te staan bij het afscheid van de huidige organisatie, om daarna met nieuwe perspectieven aan de slag te gaan. 

Wij bieden een klankbord en een spiegel. Op deze manier kan uw medewerker ontdekken en benoemen waar hij voor staat, wat hij kan en wat hij wil. Zien en benutten van kansen op de arbeidsmarkt ondersteunen wij met een goede sollicitatievoorbereiding en een ervaren coach.

OAZ verzorgt regelmatig trainingen op dit gebied. Het leveren van maatwerk staat voorop.

Wat speelt er op de afdeling? Wat wil men bereiken met de training? Deze vragen worden vooraf goed afgestemd met de opdrachtgever.

Het is mogelijk tijdens deze training gebruik te maken van de inzet van een trainingsactrice. Er worden dan cases vanuit de dagelijkse praktijk behandeld. Kort wordt theorie doorgenomen, maar daarna gaan de deelnemers actief aan de slag en krijgen feedback.

Niets is zo lastig als veranderen. Het vraagt om het ter discussie stellen van vooronderstellingen en rotsvaste overtuigingen over hoe de wereld in elkaar zit. Om die overtuigingen te kunnen doorbreken is een gevoel van urgentie nodig: Waarom is veranderen nodig? Wat zou er gebeuren als we niet veranderen? Wat kan de verandering ons opleveren?

Het creëren van een gevoel van urgentie is een eerste stap op weg naar succesvolle verandering. In het boek "Onze ijsberg smelt, succesvol veranderen in moeilijke omstandigheden" beschrijven John Kotter en Holger Rathgeber de route naar succesvolle verandering. Dit doen zij aan de hand van een boeiend verhaal over een kolonie (keizer)pinguïns die geconfronteerd worden met een radicale verandering in hun bestaan: de ijsberg waarop zij leven smelt! Een team van pinguïns gaat vervolgens aan het werk om de kolonie 'om te scholen' tot flexibele, enthousiaste nomaden die van ijsberg naar ijsberg trekken. Het verhaal over de kolonie illustreert hoe je als organisatie om kunt gaan met veranderingen.

Het proces van succesvolle verandering (John Kotter, 2009):

Bereid de weg voor

1. Creëer een gevoel van urgentie. Help anderen inzien waarom verandering noodzakelijk is en waarom het belangrijk is om meteen te handelen.
2. Verzamel een leidend team. Zorg dat er een sterke groep is die de verandering stuurt - met leiderschapsvaardigheden, geloofwaardigheid, communicatieve vaardigheden, autoriteit, analytische vaardigheden en urgentiebesef.

Maak een plan van aanpak

1. Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering. Maak duidelijk hoe de toekomst verschilt van het verleden en hoe die toekomst kan worden gerealiseerd. Zorg dat het gebeurt.
2. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren. Zorg dat zo veel mogelijk anderen de visie en strategie begrijpen en accepteren.
3. Maak het anderen mogelijk om te handelen. Neem zo veel mogelijk obstakels weg, zodat degenen die de visie willen realiseren, dit ook kunnen doen.
4. Genereer korte termijn successen. Creëer zo snel mogelijk een aantal zichtbare, overtuigende successen.
5. Houd het tempo hoog. Voer de druk en het tempo op na de eerste successen. Blijf veranderingen doorvoeren totdat de visie is gerealiseerd.

Bestendig de nieuwe situatie

1. Creëer een nieuwe cultuur. Houd vast aan de nieuwe benaderingen en zorg dat deze resultaten opleveren, totdat ze sterk genoeg zijn om oude tradities te vervangen.

In dit soort situaties kan het wenselijk zijn om een interim personeelsadviseur aan te stellen, die in kaart kan brengen wat er in het bedrijf op het gebied van P&O aanwezig is en wat er nodig is om met het bedrijf mee te groeien. Er kan een personeelsbeleid worden opgesteld en geïmplementeerd worden door de interim adviseur.

Ook kan zo bekeken worden, welke taken door mensen binnen de organisatie kunnen worden overgenomen, of dat het wenselijk is om iemand te werven die in dienst zal treden bij de organisatie.